La pandémie Covid-19 a fortement impacté le monde évènementiel depuis Mars 2020. Depuis, nous avons recueilli le témoignage de plusieurs de nos clients au fil de l’évolution de la situation.

Nous vous proposons le témoignage de Ida Parzanese, Coordonnatrice d’événements marketing internationaux chez Talentsoft, qui a pu expérimenter un salon en pleine période COVID-19. Cette experte évènementielle nous relate son vécu lors de cette année 2020 si particulière, rythmée par les reports, les annulations, et dans des rares cas, par le maintien des salons. Son témoignage nous apporte une vision d’un événement en période COVID et de la capacité d’adaptation des services Marketing pour répondre à une situation inédite.

C’est un espace de networking important pour nos équipes.

Pouvez-vous nous présenter brièvement l’activité de votre société ainsi que votre fonction chez Talentsoft ?

Talentsoft est le leader européen des logiciels de gestion du capital humain. Notre plateforme aide les organisations à se transformer et accompagner leurs talents dans la transformation des métiers. Nous nous adaptons aux enjeux, aux besoins et à l’écosystème technologique des entreprises.

Pour ma part, je suis en charge de la coordination d’événements, tels que les salons et les événements dédiés à nos clients.

Quelle importance revêt les salons professionnels au sein de la stratégie de communication de votre société ? A combien de salons participez-vous dans un contexte « normal » ?

Dans « le monde d’avant », nous participions chaque année à une quinzaine de salons en Europe, dont un tiers environ sur le marché Français. Les salons sont des rendez-vous très importants pour nous ; ils favorisent les nouvelles rencontres et l’identification de nouveaux projets. Des moments plus difficiles à retrouver sur des événements digitaux.

Nos équipes s’engagent beaucoup pour promouvoir notre présence, notamment à travers les réseaux sociaux, mais également par le biais d’initiatives plus ciblées, telles que l’organisation de rendez-vous sur place, des rencontres avec nos fondateurs, ou encore des animations type cocktail.

Quels sont vos objectifs lorsque vous participez à ces évènements ?

Nous avons deux objectifs majeurs sur les salons : la visibilité de la marque et l’identification de nouveaux projets. Un salon, c’est l’occasion de valoriser nos expertises, les nouveautés de notre solution, et les succès de nos clients à travers des prises de paroles.

Mais c’est avant tout l’occasion de faire des rencontres et de découvrir de nouveaux projets chez des prospects ou des clients qui n’auraient peut-être pas eues lieu sans cela. C’est un espace de networking important pour nos équipes.

Nous mettons des alternatives en place pour compenser ces annulations.

Quel est votre sentiment sur les annulations à répétition des salons professionnels depuis Mars 2020 ?

Évidemment, la planification de nos activités a été fortement impactée. Nous n’avons pu participer qu’à 3 salons sur l’année entière. Et nous anticipons que plusieurs des salons auxquels nous participons habituellement seront annulés en 2021.

Mais face à la situation que nous vivons, les équipes Talentsoft font preuve de solidarité et de résilience. Comme beaucoup d’organisations, nous mettons des alternatives en place pour compenser ces annulations.

Votre société a été impactée par ces annulations, comment avez-vous réagi ?

Sans surprise, nous nous sommes tournés vers une stratégie événementielle 100% digitale. Je crois que nous avons su prendre le virage du digital au bon moment. Nous organisons des webinars depuis plusieurs années maintenant. Nous nous sommes donc tournés naturellement vers ce format pour transformer certains des événements planifiés cette année.

Pour d’autres, nous avons dû totalement revoir notre stratégie. C’est le cas pour notre conférence annuelle, qui devait se tenir au Carrousel du Louvre avec près de 2000 participants au mois de mai. Très rapidement, face à l’évolution de la situation, nous avons décidé de transformer cette conférence en événement 100% digital. Si nous sommes autonomes sur nos événements de type webinar, nous sommes souvent accompagnés par des professionnels du digital, qui eux aussi ont dû se réinventer pour la plupart.

Une de nos convictions aujourd’hui est que les événements digitaux vont se multiplier, ainsi que des formats hybrides, alliant présentiel et digital. Mais j’espère sincèrement que les événements physiques continueront d’exister, car rien ne remplacera les interactions en face à face, dans des lieux faits pour cela, où l’effet « waouh » est plus facile à obtenir, avec l’appui des experts métiers qui sont essentiels, dont Live & Co fait partie.

Rien ne remplacera les interactions en face à face

Comment avez-vous appréhendé les mois de préparation précédents le salon ?

Talentsoft a participé au salon Solutions RH en septembre, après deux reports. L’organisation du salon a été rythmée par l’évolution de la crise sanitaire. Lorsque nous avons appris que l’édition 2020 était décalée au mois de mai, nous étions assez dubitatifs quant à la situation et les risques que cela ferait encourir à nos équipes et nos interlocuteurs. La situation a fait que l’événement a été de nouveau reporté au mois de septembre, à une période où le nombre de contamination était stable et bas. Une fois la décision prise de maintenir notre participation, nous avons repris l’organisation, en ayant à l’esprit que nous devions être prêts si le salon se tenait, et que s’il était annulé, l’énergie ne serait pas perdue car peu importe quand le rendez-vous aurait lieu, nous serions prêts.

Avez-vous modifié votre processus de préparation pour cet événement ?

Oui évidemment, il va sans dire que le protocole sanitaire a fait partie de la nouvelle organisation. Sens de circulation sur le stand, gel hydroalcoolique, masque obligatoire, etc… Pour ma part, je me suis totalement appuyée sur les professionnels, notamment Live & Co, pour avoir les bonnes solutions, en plus de celles mises en place par l’organisation.

Cette année ne sont venues que les personnes avec un besoin

Avez-vous songé à annuler votre participation à l’évènement ?

Oui bien sûr, c’est forcément une option dans une situation pareille. Et on avance au jour le jour.

Quel était le feeling de vos équipes quelques jours avant l’ouverture du salon ? Y’avait-il des craintes ?

Oui bien sûr, en interne les craintes ont fait surface à l’approche du jour J, et notre direction a eu un message très bienveillant, même à la veille de l’événement. Il n’était pas question de laisser les équipes dans la crainte d’aller se mélanger à la foule en période de pandémie. La situation ne s’est finalement pas présentée, et même au contraire, au final les équipes étaient heureuses de participer à un événement 😊.

Y-avait-il une appréhension de la part de vos clients/prospects et potentiels visiteurs ?

Nous n’avons pas eu de témoignages explicites, la seule réaction notoire s’est ressentie le dernier jour du salon, puisque le gouvernement avait communiqué la veille sur de nouvelles mesures, en prévention d’une potentielle deuxième vague.

Nous avons, sans surprise, observé une affluence moindre par rapport aux années précédentes. Alors qu’on circule souvent difficilement dans les allées du salon, cette année ne sont venus que les personnes avec un besoin, plus que juste la curiosité ou le benchmarking initial.

Nous réfléchissons à des solutions hybrides pour 2021

Finalement le salon a bien ouvert ses portes, comment jugez-vous la fréquentation sur le salon ?

Nous avions un peu anticipé le fait que nous aurions moins de contacts que les années précédentes, mais mieux « qualifiés » comme on dit dans le domaine. C’est-à-dire des visiteurs avec un projet, un besoin concret, et avec qui les discussions allaient rapidement à un niveau avancé. D’habitude, sur ce salon, nous avons beaucoup plus de visiteurs qui ne font que benchmarker, ou qui découvrent le secteur, etc…

Avez-vous mis en place des actions complémentaires au stand pour assurer la visibilité de vos messages et palier à une possible diminution du nombre de visiteurs ?

Oui tout à fait, nous avons réalisé quelques captations de nos interventions pour les promouvoir post-salon.

Comment envisagez-vous votre programme évènementiel en 2021 ? La rencontre face to face et les salons B2B garderont-ils une place de choix au sein de votre stratégie de communication ?

En 2021, il faudra savoir faire preuve d’adaptation. Pour l’instant, nous planifions encore tout en digital. Mais pour ce qui est des salons, nous travaillons main dans la main avec Live & Co et nous réfléchissons à des solutions hybrides pour 2021.

Merci Ida pour votre témoignage. Nous avons hâte de retrouver le chemin des parcs d’exposition avec vous en 2021 !